MT-Soft : MT Management Software

Le module administratif Ordre de mission de MT SOFT vous permet de créer et gérer facilement une ordre de mission pour vos collaborateurs. Cette fonctionnalité transversale fait partie du tronc commun de la partie administrative de MT SOFT. Même dans les TPE - PME, les déplacements professionnels et les voyages d'affaires sont la norme. Les professionnels doivent être mobiles pour conquérir des marchés, fidéliser des clients éloignés géographiquement, rencontrer des prestataires et des fournisseurs, avoir accès aux meilleurs conseillers même s'ils ont éloignés de plusieurs centaines de km. La demande de validation au manager avec notification email est automatique.

Les frais de déplacements s’enregistre avec ventilation des dépenses par nature (déplacement, transport, hébergement, parking, frais de restauration...).

Les principales fonctionnalités sont l'analyse des dépenses par client et projet, ainsi que l'export des montants vers votre comptabilité.

Pour le salarié

● enregistrement des frais de déplacements avec ventilation des dépenses effectuées par nature (transport, hébergement,parking, frais de restauration ...)

● imputation des frais par comptes projets, clients ou activités

● demande de validation au manager avec notification automatique par email (N+1, n+2)

Pour le manager

● validation ou refus des frais de déplacement (avec commentaires justificatifs optionnels) - plusieurs niveaux possibles

● notification automatique par email de la réponse au salarié

● historique des frais de déplacements par salarié

● analyse et consultation des frais par période de traitement, catégorie des dépenses, collaborateurs

● consultation de synthèses, états et tableaux de bords divers

Pour la direction, le service comptable, le responsable RH

● Gestion du circuit de validation du circuit de validation

● Gestion des collaborateurs individuellement ou en masse

● accélération et simplification du processus de gestion des avances pour les frais

● définition des modalités de remboursement des dépenses en fonction de leur nature : barème kilométrique , frais réels, frais réels avec seuil, forfaits

● suivi de l'évolution des dépenses par période, nature, salariés ou équipes

● ventilation des dépenses par type et période

● export des données et KPI

Contrôle des déplacements

MT-Soft permet de mieux contrôler les ordres de mission de vos collaborateurs (déplacements), tout en ayant suffisamment de souplesse pour accorder au cas par cas des dérogations exceptionnelles.

Relance et alertes

C’est une solution adaptable, qui permet de gérer des relances et alertes pour garantir les délais de traitement, ou encore gérer les délégations ponctuelles pour les responsables de services (congés, déplacement, maladie…).

Analytique et export - KPI

Synthèse et remise de la synthèse à travers des tableaux de bord dynamiques

Fonctionnalités complémentaires

saisies multi-devises avec application automatique des taux de change entre les devises
interface avec tous logiciels ou systèmes d'informations externes (fonctions d'export aux formats Excel, csv, PDF et XML) - suppression des étapes de ressaisies éventuelles et des risques d'erreurs associés.
Import des fichiers de banques

Une mise en oeuvre du logiciel simple et rapide

Enregistrement de votre société et de vos salariés (nom, prénom, email…) ;
Définition de vos types de dépenses et des éventuels plafonds de remboursement ;
Définition des responsables pour la validation des notes de frais, des profils et des droits d'accès;
Test et livraison du logiciel.

Avantages et enjeux pour l’entreprise

Une meilleure gestion des notes de frais représente un gain de temps et de transparence pour l’entreprise. Les risques d’erreurs sont limités, et le lien avec l’expert-comptable est facilité.

● Gain de temps : globalement, le temps passé à la gestion des notes de frais est divisé par deux,

● Limiter les échanges papier (impression, stockage….),

● Réduire le risque humain d’erreurs,

● Faciliter la transmission entre les différents services et avec l’expert-comptable en charge du suivi comptable de l’entreprise,

● Accéder aux notes de frais en situation de mobilité, de déplacements ou pour des salariés qui se trouvent dans des lieux tiers,

● Un meilleur contrôle des dépenses essentiel pour limiter les dépenses inutiles et/ou repérer des abus