Gestion des Déplacements du Personnel

Le logiciel sera installé et configuré le jour de la recette. Une documentation sur les fonctions de l’application est prévue.

De plus, la formation pour les utilisateurs, en particulier pour l’administrateur, est prévue afin de rendre opérationnels tous les intevenants.

Les frais de déplacements s’enregistrent avec ventilation des dépenses par nature (déplacement, transport, hébergement, parking, frais de restauration...).

La demande de validation au manager avec notification email est automatique.

Les principales fonctionnalités sont l'analyse des dépenses par client et projet, ainsi que l'export des montants vers votre comptabilité.

Déplacement du personnel - ergonomie et performance

• ventilation des dépenses par nature (avion, train, hôtel, restaurant...)
• saisie multidevise avec application automatique des taux de change
• imputation des frais par comptes projets, clients ou activités
• notification par email de la demande de validation au manager
• calcul immédiat des frais à rembourser en fonction de leur nature
• gestion des frais réels, plafonds, forfaits, frais kilométriques
• synthèses, tableaux de bords
• export des données.

Une mise en œuvre du logiciel simple et rapide

1. Enregistrement de votre société et de vos salariés (nom, prénom, email…) ;
2. Définition de vos types de dépenses et des éventuels plafonds de remboursement ;
3. Définition des responsables pour la validation des notes de frais, des profils et des droits d'accès ;
4. Test et livraison du logiciel.

Caractéristiques : Gestion des déplacements du personnel

Détails des fonctionnalités du logiciel de gestion des déplacements

Pour le salarié

• enregistrement des frais de déplacements avec ventilation des dépenses effectuées par nature (transport, hébergement, parking, frais de restauration… ...)
• imputation des frais par comptes projets, clients ou activités
• demande de validation au manager avec notification automatique par email

Pour le manager

• validation ou refus des frais de déplacement (avec commentaires justificatifs optionnels) - plusieurs niveaux possibles
• notification automatique par email de la réponse au salarié
• historique des frais de déplacements par salarié
• analyse et consultation des frais par période de traitement, catégorie des dépenses, collaborateurs
• consultation de synthèses, états et tableaux de bords divers

Pour la direction, le service comptable, le responsable RH

• accélération et simplification du processus de gestion des remboursements des frais
• définition des modalités de remboursement des dépenses en fonction de leur nature : barème kilométrique, frais réels, frais réels avec seuil, forfaits
• suivi de l'évolution des dépenses par période, nature, salariés ou équipes
• ventilation des dépenses par type et période
• export des données

Fonctionnalités complémentaires

• saisies multidevises avec application automatique des taux de change entre les devises
• gestion de barèmes de remboursement des frais kilométriques paramétrables par société
• interface avec tous logiciels ou systèmes d'informations externes (fonctions d'export aux formats Excel, csv, PDF et XML) - suppression des étapes de ressaisies éventuelles et des risques d'erreurs associés.