Vous trouverez dans cet article une analyse des points incontournables qu’un portail fournisseurs doit absolument prendre en compte.

Les entreprises réfléchissent activement à trouver des réponses quant à la meilleure manière de communiquer avec leurs fournisseurs. En effet, les enjeux sont importants et il se pourrait bien que les portails fournisseurs soient une des solutions les plus efficaces.

Enjeux de l’onboarding des fournisseurs

Une collaboration efficace ne peut s’appuyer que sur une communication de qualité entre tous les acteurs, qu’ils soient donneurs d’ordre ou bien fournisseurs. L’onboarding est une réponse valable par la simplification des échanges qu’il engendre, surtout s’il est axé sur la qualité et la pertinence des réponses apportées aux entreprises.

1) Faciliter la diffusion des informations et le partage des documents

Une entreprise qui commande régulièrement a besoin d’avoir en permanence des informations sûres et actualisées de la part de ses fournisseurs. Un portail spécialisé permet de répondre à ce besoin en donnant la possibilité aux différents prestataires de diffuser de l’information mais aussi, de mettre à jour leur informations, documents et grille tarifaire.

2) Trouver les bons fournisseurs

S’il y a un besoin de référencement particulier, un fournisseur peut, par l’intermédiaire du portail, recueillir tous les renseignements pour candidater efficacement auprès du donneur d’ordre. C’est aussi un gros avantage pour l’entreprise car le gain de temps est évident de part la facilité de la mise en relation entre les sociétés. Les deux parties pourront ainsi promouvoir leur savoir-faire respectif.

3) Diffusion des appels d’offre

Le portail fournisseur permet aux entreprises donneuses d’ordre de transmettre leur cahier des charges de manière simplifiée. Ainsi, les fournisseurs attitrés mais aussi tous ceux qui souhaitent candidater pourront répondre. L’avantage pour les fournisseurs est qu’ils reçoivent des alertes dès que des appels d’offre sont mis en ligne. De plus, ils peuvent candidater directement à travers le site, sans avoir besoin de rédiger des dossiers contraignants à envoyer par les services postaux.

4) Les avantages de la dématérialisation

Comme vous l’avez compris, les échanges entre les entreprises se font à travers une plateforme numérique. Cela présente plusieurs avantages ! Premièrement, le donneur d’ordre n’a pas à se soucier de prévenir directement les fournisseurs de ce qu’il souhaite : ils sont automatiquement prévenus grâce au portail. Deuxièmement, l’historique des paiements, des factures, l’état des commandes mais aussi les mails échangés pendant tout le processus est rendu facilement accessible. 

5) Un historique visible de l’ensemble des achats

Le portail fournisseur permet à l’entreprise de se différencier en lui permettant de  personnaliser sa page. Que ce soit un logo ou une information sur les valeurs qu’elle défend, la société pourra façonner sa présentation comme bon lui semble.

De même, elle pourra communiquer, si elle le souhaite, sur des profils qu’elle recherche ou expliquer en détail le fonctionnement de son processus d’achat ou RSE. C’est vraiment un avantage appréciable !

6) Un guichet des réclamations 

Grâce au portail fournisseur, l’entreprise peut facilement recevoir les problématiques des fournisseurs liés aux dettes fournisseurs, délais de paiement, factures, appels d’offres ...

On peut dire, pour conclure, que la mise en place des portails fournisseur permet aux entreprises de simplifier la gestion de leur qualification, référencement de leurs appels d’offre et pour les fournisseurs, justement, de bénéficier d’une interface  simple pour y répondre. La communication est facilitée et chacun reçoit en temps réel les informations importantes. En effet, jusqu’à présent, le lien entre les donneurs d’ordre et les fournisseurs manquait de souplesse et occasionnait beaucoup de perte de temps de chaque côté. 

Aujourd’hui, l’automatisation permet de rendre plus compréhensible les besoins de chacun et surtout, de communiquer efficacement avec le service adéquat : par exemple, un fournisseur peut échanger directement avec le service achat, la comptabilité ou le contrôle qualité sans avoir à franchir des barrières inutiles. La mise en place de portails fournisseurs répond donc à un vrai besoin d’efficacité, d’agilité et d'efficience de l’ensemble des entreprises.

Grâce aux solutions Cloud ou On-Promise SEMS (Supplier Efficiency Management System) de E-solution , les grandes et moyennes entreprises peuvent dégager rapidement de la valeur en digitalisant et simplifiant leur processus achat de bout en bout, sur une plate-forme unique et intégrée.

EL ATTARI Abdelilah 

Consultant en transformation digitale

E-solution